قطاع الوزير

 
 

يمثل الجانب الإداري أحد الأركان الأساسية التي تعتمد عليها أي عملية للتطوير، ولما كانت وزارة التعليم العالي تتبنى مجموعة من الآليات لتطوير التعليم العالي في مصر بما يتناسب مع مستحدثات العصر وتحدياته على كافة المستويات المحلية والإقليمية والدولية، وبما يخدم متطلبات التنمية الاقتصادية والاجتماعية.

ويمثل قطاع مكتب الوزير أحد أهم قطاعات وزارة التعليم العالى الأربعة حيث أنه مختص بتنفيذ كافة توجيهات السيد الأستاذ الدكتور الوزير بل ويقوم بممارسة أعمال التفويضات الممنوحة له فى الاختصصات المختلفة

ويضم قطاع مكتب الوزير الإدارات المركزية الآتية:-

أولاً: الإدارة المركزية لشئون مكتب الوزير وتضم ستة إدارات عامة وإدارتين فرعيتين بيانها كالتالي:

1-      الإدارة العامة للمكتب الفني للوزير ويتبعها:

§        إدارة الإعداد والتنسيق.

§        إدارة شئون الجامعات.

§        إدارة السكرتارية الإدارية.

2-     الإدارة العامة للاستطلاع والمعلومات ويتبعها:

§        إدارة أمن المعلومات ووسائل الاتصال.

§        إدارة أمن الأفراد والمنشآت.

§        إدارة التفتيش.

3-      الإدارة العامة للشئون القانونية ويتبعها:

§        إدارة القضايا.

§        إدارة التحقيقات.

§        إدارة التظلمات والبحوث القانونية.

4-      الإدارة العامة لخدمة المواطنين ويتبعها:

§        إدارة الشكاوى.

§        إدارة الاستعلامات.

5-      الإدارة العامة للتفتيش المالي والإداري ويتبعها:

§        إدارة التفتيش الفني والمخازن.

§        إدارة التفتيش المالي.

§        إدارة تحليل تقارير الجهاز المركزي للمحاسبات.

6-      الإدارة العامة للتعاون الدولي ويتبعها:

§        إدارة بحوث ومشروعات التعاون الدولي.

§        إدارة التعاون مع الهيئات الدولية.

o       إدارة العلاقات العامة.

o       إدارة الإحصاءات المركزية.

ثانياً: الإدارة المركزية للتخطيط والمتابعة وتكنولوجيا المعلومات، ويتبعها الإدارات العامة التالية:-

1-      الإدارة العامة للتخطيط والمتابعة ويتبعها:

§         إدارة التخطيط.

§         إدارة المتابعة.

§         إدارة متابعة الخطة.

2-      الإدارة العامة للمتابعة ويتبعها:

§         إدارة المتابعة الميدانية.

§         إدارة البحوث والدراسات.

3-      الإدارة العامة لمركز المعلومات والتوثيق ودعم اتخاذ القرار ويتبعها:

§         إدارة التوثيق والمكتبة.

§         إدارة الإحصاء والمعلومات.

§         إدارة إدارة النشر.

ثالثاً: الإدارة العامة للاتصال السياسى

رابعاً: الإدارة العامة للمكتب الفنى لرئيس القطاع

 

مهام قطاع مكتب الوزير

فى مجال العمل الفنى وشئون الجامعات 

· إعداد الملفات الخاصة بلقاءات السيد الوزير مع الوفود الأجنبية الراغبة فى التشرف بلقاء سيادته أثناء فترة وجودها بمصر.

· دراسة طلب الجامعات ووضع مؤتمراتها الدولية أو المحلية سواء تحت رعاية السيد الأستاذ الدكتور الوزير أو أية جهة أخرى تطلبها الجامعة المعنية.

· إعداد القرارات الوزارية اللازمة بالنسبة لعلاج وإعارات السادة أعضاء هيئة التدريس ومعاونيهم بالجامعات المصرية.

· إعداد القرارات الوزارية اللازمة بالنسبة لسفر السادة رؤساء الجامعات المصرية للخارج تلبية لدعوات من جهات مختلفة أو ضمن وفود إشراف مشترك.

· دراسة المكاتبات الواردة للسيد الأستاذ الدكتور الوزير من مختلف الجهات والأفراد وكذا الالتماسات والشكاوى الواردة من أعضاء هيئة التدريس والمواطنين وعرض التنفيذ المقترح لها. 

· إعداد ملف السيد الأستاذ الدكتور الوزير الخاص بجلسات اجتماع مجلس الوزراء.

· تلقي المكاتبات الواردة من المجلس القومي للمرأة بشأن التماسات وشكاوى للمواطنين، وإعداد الردود عليها.

· إعداد ملفات المؤتمرات والندوات واللقاءات التي يشارك فيها السيد الأستاذ الدكتور الوزير، وما يتعلق بها من إحصاءات وبيانات.

· إعداد الإنجازات والبرامج فيما يتعلق بوزارة التعليم العالي في بيان الحكومة.

· المتابعـة المستمـرة لعملية انتخابات الاتحادات الطلابية بالجامعات ، وإعداد التقارير الخاصة بها ورفعها للجهات المختصة.

· إعداد موازنات الجامعات والوزارة.

· الانتهاء من لجان حصر مستحقات المقاولين والموردين ولجان حصر عقود الأعمال بوزارة التعليم العالي.

· إعداد الموازنات النقدية (الاستيراد السلعي – المدفوعات غير المنظورة) لوزارة التعليم العالي والجامعات والاشتراك في مناقشتها بوزارة التجارة والصناعة. 

· إعداد تقارير متابعة لتنفيذ توجهات الدولة بدعم إمكانات الجامعات.

· إعداد دراسة لوضع نظام تحقيق الاستفادة القصوى من المعونات الأجنبية للوزارة والجهات التابعة لها والجامعات.

· متابعة المشروعات الخاصة بقطاع التعليم الجامعي والعالي فيما يتعلق بتضمينها الخطة الخمسية للوزارة.

· تنفيذ التوجيهات بمتابعة تلبية احتياجات الجامعات والمعاهد من الأجهزة والمعدات والمعامل والحاسبات الآلية.

· اتخاذ الإجراءات التنفيذية مع الجهات المعنية فيما يتعلق بقبول الهدايا والمنح والتبرعات.

· اتخاذ الإجراءات الخاصة بطلب التوجيه بالإعفاء من الرسوم الجمركية وضريبة المبيعات للأجهزة الواردة للجامعات والوزارة.

· دراسة مقترحات الجامعات والوزارة والجهات التابعة لها لمشروع موازنة لكل عام مالي ومقارنتها بتقديرات وزارة المالية وذلك لعرضها فى لجنتى الخطة والموازنة والتعليم والبحث العلمى بمجلس الشعب.

· إرسال الخطة الاستثمارية للجامعات والوزارة.

· مخاطبة وزارة التخطيط فى طلب الجامعات للموافقة على إدراج وتعزيز اعتمادات الجامعات لاستكمال المشروعات المختلفة بالجامعات ومتابعتها.

· مخاطبة وزارة المالية فى طلب الجامعات الموافقة على تعزيز اضافى لاعتمادات الجامعات للبابين الأول والثانى(الأجور – النفقات الجارية) بالجامعات والوزارة ومتابعتها.

· تنفيذ التفويضات المخولة للسيد الأستاذ الدكتور الوزير من قبل مجلس الوزراء على الاستيراد المباشر وغير المباشر )الأثاث – التليفونات – وسائل النقل والانتقال والسيارات بأرقام ملاكى).

· موافاة وزارة المالية (الهيئة العامة للخدمات الحكومية) ببعض البيانات عن الجامعات والوزارة والجهات التابعة لها لاعداد مشروع لرفع كفاءة وإدارة المخزون الحكومى تنفيذاً للقرارات التى صدرت عن اللجنة الوزارية التى انعقدت برئاسة السيد الأستاذ الدكتور رئيس مجلس الوزراء .

· موافاة مجلس الوزراء ببعض البيانات الخاصة بإعداد حصر للعدد الاجمالى للعاملين بالجامعات والوزارة والجهات التابعة لها .

· موافاة مجلس الوزراء بحصر شامل للمخازن الحكومية والعهدة المستديمة من السيارات التابعة للجامعات والوزارة والجهات التابعة لها .

· موافاة الهيئة العامة للخدمات الحكومية بوزارة المالية بكافة البيانات الخاصة بحصر سيارات الركوب الحكومية والقطاع العام والملاكي والمخصصة للوزارة والجهات التابعة.

· موافاة مجلس الوزراء بمدى التزام الجامعات والوزارة بما جاء بكتاب ادارة شعبة صناعة الأجهزة الطبية والمستلزمات بغرفى الصناعات الهندسية .

· متابعة الجامعات فى شأن الكتاب الوارد من وزارة المالية فى شأن حق الخزانة العامة للدولة فى الموارد الذاتية للصناديق الخاصة والحسابات الخاصة وأعمال وخدمات الوحدات ذات الطابع الخاص المؤداة للغير بالجامعات. 

· تبليغ الجامعات بقرارات رئيس مجلس الوزراء بشأن تنظيم التصرف فى بعض موارد النقد الأجنبى 

· جمع وإدخال بيانات الجامعات بما يغطى جميع أوجه النشاط بالجامعات الحكومية وتشمل بيانات الأعداد الحالية لهيئات التدريس ومعاونيهم وأعداد الأساتذة المتفرغين والغير متفرغين والمعارين والموفدين فى مهمات علمية وعدد الأساتذة الأجانب الزائرين وبالنسبة للطلاب المقبولين انتظام وانتساب والمقيدين بكليات الجامعة وخريجي العام الماضى وعدد الطلاب الوافدين المقبولين والمقيدين مـن مختلف الجنسيات وعـدد الدارسين المقيدين فى الدراسـات العليا والحاصلين على درجات جامعيـة عليا كما تتضمن بيانـات عن المستشفيات والمكتبات والمدن الجامعية .

· تحديث سجلات المعينين والمنتدبين وتجهيزات المعامل بالجامعات الخاصة. 

· تحديث سجلات أعداد الطلاب والخريجين بالمعاهد العليا والمتوسطة والحكومية والخاصة.

· إعداد الدراسات والبحوث الإحصائية المطلوبة من الجهات الأخرى ومن أهمها:- مركز المعلومات ودعم اتخاذ القرار بمجلس الوزراء، المركز القومى للبحوث الاجتماعية والجنائية، المجلس القومى للمرأة، الهيئة العامة للاستعلامات .

· الصيانة الفورية لأعمال الشبكة الداخلية والخارجية لأجهزة الحاسب الموجودة بالإدارة العامة للمكتب الفنى للوزير لتسهيل عمل الأرشيف الالكترونى . 

· متابعة الصيانة الدورية لكل الأجهزة والطابعات الموجودة بالادارة.

· متابعة البريد الالكترونى الخاص بالوزارة والوزير، والرد الفورى على الموضوعات الواردة به سواء واردة من البريد الالكترونى للجامعات او من خلال الفاكسات او من خلال المراسلات الورقية .

· تحديث الموقع الخاص بالوزارة على شبكة الإنترنت العالمية مع تحديث البيانات بصفة مستمرة  

فى مجال الأمن

تم تحديث خطة الأمن بالوزارة وذلك من خلال :

وضع خطة أمنية تكفل سلامة مباني ومنشآت الوزارة والعاملين بها ضد أي تخريب مادي أو معنوي وقد تمثل ذلك فيما يلي :-

1. تم تأمين معسكرات الشباب بمعهد إعداد القادة بحلوان ومعسكر بلطيم الصيفي ، وجميع أنشطة رعاية الطلاب .

2. تم تأمين أعمال انتخابات اتحاد طلاب المعاهد التابعة للوزارة .

3. تم تعبئة جميع أجهزة الإطفاء التابعة للوزارة.

4. تم تأمين مكتب تنسيق القبول بالجامعات والمعاهد أثناء فترة تلقيه ملفات الطلبات بمدينة الطلبة بجامعة القاهرة ، وتأمين نقل حصيلة بيع الملفات من المكتب الرئيس إلى الوزارة ومن الوزارة إلى البنك صباح اليوم التالي .

5. تم تأمين مقر مكتب تنسيق الإدارة العامة لقبول ومنح الطلاب الوافدين .

6. تم تأمين لجان طبع أسئلة امتحانات المعاهد الفنية الصناعية والمعاهد الفنية التجارية ، وتأمين مقرات أعمال الكنترول الخاصة بهما ، وكذا تأمين وصول أوراق الإجابة من المعاهد .

7. تم الاستعانة بعدد من أفراد الأمن لتأمين مكتب الوزير أثناء فترة أعمال التنسيق .

تم تطوير مكاتب الاستعلامات بمباني الوزارة المختلفة وذلك عن طريق :

1. توعية وتدريب العاملين بهذه المكاتب من الناحية الأمنية .

2. إمداد المكاتب بدفاتر لتدوين بيانات الزائرين .

3. تحديث لوحة الاستعلامات ووضع تعليمات الأمن وأرقام تليفونات الوزارة والمسئولين بها وكذلك أرقام تليفونات الإطفاء والإسعاف والمستشفيات والمركز الطبي .

4. تخصيص أماكن مناسبة بكل مبنى لمبيت عمال النوبتجية .

5. تنظيم عمل النوبتجية المسائية بمباني الوزارة المختلفة على مدار الـ 24 ساعة ويتم المرور عليها للتأكد من انتظامها ويقظتها .

6. الفحص الدوري لأجهزة إطفاء الحريق بمختلف مباني الوزارة والمعاهد التابعة لها بمعرفة فنيين من إدارة الدفاع المدني .

في مجال تدريب العاملين ورفع مستوى كفاءتهم علميا وفنيا تم :

1. التنسيق مع جهاز الأمن القومي لعقد دورات أمنية متخصصة للعاملين .

2. إلحاق العاملين بالدورات التدريبية التي تتم بمعرفة الإدارة العامة للتنظيم والتدريب .

3. التنسيق مع الإدارة المركزية للأمن البيئي لتنفيذ خطة السلامة والصحة المهنية .

في مجال إنشاء وتحديث قواعد البيانات فقد تم :

1. إنشاء قاعدة بيانات عن السادة أعضاء هيئة التدريس بالجامعات المختلفة والكليات التكنولوجية المتخصصة التابعة للوزارة المرشحين للسفر للخارج لحضور مؤتمرات علمية أو بعثات دراسية.

2. إنشاء قاعدة بيانات عن الطلاب تحت الإشراف العلمي .

3. إنشاء قاعدة بيانات عن الاتفاقيات الثنائية التي تبرم بين الجامعات المصرية ومثيلاتها بالدول الأجنبية والعربية .

4. إنشاء قاعدة بيانات عن الأجانب الذين يفدون إلى الجامعات المصرية سواء الحكومية أو الخاصة أو الجامعة الأمريكية سواء للعمل أو الزيارة أو الإشراف العلمي أو لإجراء بحوث ، ويتم تحديثها باستمرار.

5. إنشاء قاعدة بيانات عن الطلاب الوافدين من مختلف الجنسيات الملتحقين بالجامعات والمعاهد المصرية ، ويتم تحديثها باستمرار .

فى مجال الرقابة على المعاهد

التفتيش على جميع المعاهد الفنية التابعة للوزارة :-

البيانتجاري وفنادقصناعي وآثاروحدات علاجية وحسابيةخدمة اجتماعيةنوادي الطلبة الوافدين
التفتيش المالي1622-11
التفتيش الاداري13122--
الفني والمخزني11168-1

بالإضافة الى التفتيش الفني والمخزني على كلا من ادارة النقل ( الجراج ) وإدارة التوريدات ومخزن الحاسب الآلي والكنترول بالمطرية والوحدة المحلية لإدارة المشروعات .

فى مجال التعاون الدولى

على المستوى الخارجي :-

Ø      تسهيل اجراءات توقيع الاتفاقيات بين الجامعات المصرية والجامعات الأجنبية بالتعاون مع وزارة الخارجية .

Ø      دعم أقسام اللغة العربية بالجامعات الأجنبية بالكتب والمراجع والأساتذة .

Ø      تمثيل وزارة التعليم العالى بوزارتي ( الخارجية – التعاون الدولي ) في حضور اجتماعات اللجان المشتركة لدول ( كوريا ، الامارات ، الهند ، ايطاليا ) ، وكذلك تمثيلها في اجتماعات ( الاتحاد من أجل المتوسط ، حلف الناتو ) .

Ø      تمثيل الادارة العامة للتعاون الدولي في اجتماعات اللجان الطبية المشكلة بالقرار الوزاري رقم (311) بتاريخ 21/2/2008 بالتعاون مع وزارة التعاون الدولي ، لفحص المشروعات المقدمة من المستشفيات الجامعية لدعمها من المنح المقدمة للدولة من المنظمات والهيئات الدولية .

Ø      اعداد التقارير الخاصة بالمنح والهبات والتبرعات المقدمة من الجهات المختلفة الى الجامعات المصرية ووزارة التعليم العالى ومجمع اللغة العربية .

على المستوى الداخلي :-

Ø      اعداد قاعدة بيانات عن التعاون الدولي بين جمهورية مصر العربية والمنظمات والهيئات الدولية في مجال التعليم العالى وتحديثها بصفة مستمرة .

Ø       تزويد العاملين بالإدارة بدورات تدريبية في مجال الحاسب الآلي .

Ø       اعداد نموذج خاص بالإدارة (covering) لعرض المراسلات والخطابات الخاصة بالإدارة لتوقيعها من السيد الوزير أو السيد رئيس قطاع مكتب الوزير .

Ø       تفويض بعض العاملين بالإدارة لتمثيل الوزارة في حضور بعض الاجتماعات لتنمية مهارتهم الادارية والوظيفية وخلق صف ثان من الاداريين القادرين على تحمل المسئولية .

فى مجال العلاقات العامة:

تقوم ادارة العلاقات العامة بمهام ثلاثة هي ( العلاقات العامة – الاعلام – المراسم والاستقبال ) .

1-     العلاقات العامة :-

Ø      متابعة ما ينشر أو يذاع في مختلف وسائل الاعلام ويقص كل ما ينشر في الجرائد اليومية والمجلات الاسبوعية عن أنشطة الوزارة في مجال التعليم العالى والإخبار العامة في جميع الجرائد والمجلات القومية والمعارضة ثم تبويبها للعرض على السيد الوزير يوميا وبانتظام .

Ø      عمل ملخص يومي للسيد الوزير بأهم العناوين الخاصة بالأحداث العامة والتعليمية والشكاوى التي يتم انتقائها من الصحف والمجلات ويتم كتابة تقرير يومي للعرض على سيادته .

Ø      عمل أرشيف كامل بالإدارة لحفظ الصادر والوارد وأيضا حفظ الجرائد اليومية للرجوع اليها وقت طلبها .

Ø      احياء التواصل الاجتماعي بين ادارة العلاقات العامة والمجتمعات العلمية والوزارية في ضوء توجيهات السيد الوزير بطباعة كروت التهنئة الخاصة بمختلف المناسبات والأعياد لإرسالها الى الشخصيات الهامة ، وأيضا توجيه التهاني المتنوعة لكافة الشخصيات المجتمعية الذي يحددها السيد الوزير وعمل ردود شكر على التهاني الواردة لسيادته .

2-     وحدة الاعلام :-

Ø      تم انشاء صفحة للتواصل الاجتماعي على Facebook  باسم " المكتب الاعلامي لوزير التعليم العالى" وكذلك حساب للوزارة على تويتر باسم " وزارة التعليم العالى " بهدف تحقيق مزيد من التواصل مع الاعلاميين وأعضاء هيئة التدريس والعاملين بالجامعات والمعاهد ومختلف قطاعات الوزارة ويتم متابعتها يوميا ويزداد عدد المعجبين بالصفحة .

Ø      متابعة صفحات التواصل الاجتماعي على شبكة الانترنت (Facebook) الخاصة بالتعليم العالى وأعضاء هيئة التدريس والطلاب والجامعات والعاملين بها وكذا المواقع الاخبارية للصحف والقنوات الفضائية وإعداد تقرير يومي بشأنها لعرضه على السيد الوزير تمهيدا لاتخاذ الاجراءات المناسبة في أسرع وقت ممكن .

Ø      تم اعداد ملخص يومي يعرض على السيد الوزير متضمنا أهم الأحداث اليومية الجارية والمنشورة على صفحات الصحف والمجلات .

Ø      مرافقة السيد الوزير في اللقاءات والاجتماعات وزياراته الميدانية لمختلف الجامعات واجتماعات المجلس الأعلى للجامعات والتنسيق مع وسائل الاعلام المختلفة لمتابعتها والترتيب لإجراء الحوارات الاعلامية والصحفية مع سيادته .

Ø      اعداد بيانات اعلامية بالأنشطة المختلفة للسيد الوزير وإرسالها لوسائل الاعلام ( المقروءة والمسموعة والمرئية ) .

Ø      يتم الاتصال الدائم بالإعلاميين والرد على استفساراتهم والتأكد من وصول البيانات الاعلامية .

Ø      رصد الشكاوى التي تنشر بالصحف والمجلات والمواقع الالكترونية وصفحات الفيس بوك يوميا والرد عليها .

Ø      تقديم مبادرات واقتراحات خاصة بالمعالجة الاعلامية لقضايا التعليم العالى .

3-     المراسم والاستقبال :-

Ø      اعداد الترتيبات اللازمة لفتح صالة كبار الزوار عند سفر السيد الوزير للخارج في أحد المهام أو عودته منها .

Ø      استقبال ضيوف الوزارة من الشخصيات الهامة .

Ø      اعداد الترتيبات اللازمة لعقد الاجتماعات التي يحضرها السيد الوزير وتقديم الضيافة المناسبة.


التطوير المستمر لقطاع مكتب الوزير

ونظرا لهذا التعدد في طبيعة أعمال الإدارات المركزية والعامة والفرعية التي تتبع القطاع مكتب الوزير وأهميتها، كان لزاما ضرورة العمل على تطوير نظام العمل بها وميكنته من أجل الارتقاء بمستوى الأداء ورفع كفاءة العاملين، الأمر الذي تطلب بداية وضع تصور أو رؤية لمستقبل هذا القطاع الحيوي، وتحديد أهدافه الإستراتيجية ومجالات تطبيقها وخطة تنفيذها لتكون مسايرة ومتماشية ومواكبة مع أهداف ورسالة وزارة التعليم العالي من حيث تخطيط سياستها ورسم إستراتيجيتها لتتمكن من المشاركة الايجابية وأداء الدور المنوط بها بفاعلية.

وقد كان من المهم لتحقيق التميز في نظم وأساليب العمل الحالية بالإدارات المركزية والعامة التابعة لقطاع مكتب الوزير وما يتبعها من إدارات فرعية أن يتم التطوير من خلال المحاور التالية:

المحور الأول: تدريب العاملين:

Ø     التنسيق بين الوحدات الإدارية التي يتكون منها القطاع سواء فيما بينها أو بينها وبين الوحدات الإدارية الأخرى خارج القطاع، وذلك من خلال المتابعة المستمرة والتوجيه الدائم لتحقيق أعلى معدل فى كفاءة الأداء وسرعة الإنجاز للمساهمة فى تنظيم التداخل بين مختلف الوحدات الإدارية، مما يخلق مزيداً من التعاون من أجل الصالح العام.

Ø     تدريب العاملين ويشمل عدة وجوه للارتقاء بالنواحي الإدارية منها المباشر والذى يتمثل فى إيفاد العاملين بالإدارات العامة لدورات تدريبية والتي تنظمها الهيئات المختلفة، ومنها الغير مباشر ويتمثل ذلك فى ترغيب العاملين فى حب الاشتراك فى إعداد البحوث والدراسات الشاملة عن بعض الموضوعات الهامة مما يعطيهم الفرصة للتدريب على نظام العمل المتكامل.

Ø     الإعداد المستمر لوضع البرامج والخطط التدريبية لرفع كفاءة العاملين فى النواحي الإدارية والفنية والتي تتصل اتصال وثيق بالأعمال المكلفين بإنجازها وذلك بالاشتراك مع الإدارات المختصة بإيفاد العاملين للتدريب بالتعاون مع الجهاز المركزي للتنظيم والإدارة وكذلك التعاون مع الهيئات المختصة التى تقوم بإعداد دورات تدريبية للعاملين بأجهزة الدولة على كيفية استخدام الحاسب الآلي ودورات فى تنمية الموارد البشرية ودورات متخصصة اخرى .

Ø     إلحاق العاملين بمراكز تعليم اللغات الأجنبية حتى يمكن تنمية قدراتهم على استخدام اللغة ولكي يمكنهم ذلك من مواكبة تطوير العلم والتكنولوجيا.

Ø     إلحاق العاملين بالإدارة العامة للشئون القانونية التابعة للإدارة المركزية لشئون مكتب الوزير بالدورات التدريبية والتى تعقد بالمراكز القانونية المتخصصة التابعة لوزارة العدل لصقل خبراتهم القانونية والتعرف على الجديد من المعلومات فى تطبيق القوانين والقرارات واللوائح المختلفة وكيفية التعاون مع الجهات القضائية لتسهيل الأعمال المطلوبة منهم كأعضاء فى إدارة قانونية متخصصة.

Ø     إلحاق العاملين بالإدارة العامة للاستطلاع والمعلومات التابعة للإدارة المركزية لشئون مكتب الوزير بالدورات التدريبية بالجهات الأمنية المختلفة لزيادة المعلومات لديهم عن كيفية التعامل مع بعض المشاكل والأمور التى تواجههم بحكم العمل الذى يكلفون بها.

Ø     الإعداد لبرنامج تدريبي لباقي الإدارات العامة التابعة للإدارتين المركزيتين التابعتين لقطاع مكتب الوزير سواء كان ذلك فى مجال المعلومات أو الحاسب الآلي أو التدريب للترقي للوظائف بمختلف أنواعها أو للتعيين فى وظائف الإدارة الوسطى حتى يمكن إعداد الموظف الإعداد الكامل لمعرفة ما عليه من واجبات وما له من حقوق إدارية للارتقاء بالنواحي الفنية فى ظل الإدارة الحديثة.

Ø     تحفيز العاملين فى إعداد الدراسات التحليلية لإعداد بيان الحكومة للوزارة ودراسته وتحليله واستخلاص النتائج لعرضها على السلطة المختصة.

Ø     تدريب العاملين بالإدارة العامة للمكتب الفني التابعة للإدارة المركزية لشئون مكتب الوزير على كيفية إعداد الدراسات والتقارير التي تطلب منهم لتطوير التعليم العالي والجامعي والتي تقدم حين طلبها للسلطة التنفيذية أو التشريعية.

Ø     وضع حافز مادي ومعنوي لمن يجتاز الدورات التدريبية بنجاح.

المحور الثانى : تطوير اللوائح والمرونة فى تفسيرها:

نظراً لأن الإدارات العامة والإدارات المركزية التابعة لقطاع مكتب الوزير تطبق أحكام كافة القوانين واللوائح التنفيذية لها أو القرارات الجمهورية وقرارات رئيس مجلس الوزراء على كافة موضوعاتها كلاً فيما يخصه، ومنها على سبيل المثال لا الحصر القانون رقم 47 لسنة 1978 بنظام العاملين المدنيين بالدولة ولائحته التنفيذية، والقانون رقم 49 لسنة 1972 بشأن تنظيم الجامعات ولائحته التنفيذية والقانون رقم 12 لسنة 2009 بشأن الجامعات الخاصة والأهلية ولائحته التنفيذية، والقانون رقم 52 لسنة 1970 بشأن تنظيم المعاهد العالية والخاصة، وفى هذا الصدد، فإن لدى بعض المقترحات فى صدد تطوير مواد هذه القوانين واللوائح والقرارات والمرونة فى تفسيرها يمكن تلخيصها فى:-

Ø     التعامل دائماً بروح القانون وعدم التعسف فى تطبيقه لأن القوانين وضعت لتنظيم العمل وليس عرقلته.

Ø     العمل على التطوير الدائم للوائح المنظمة للعمل بما يتناسب مع تغيرات العصر ويحقق حسن سير العمل. 

المحور الثالث: تطوير نظام العمل:

¨ وضع نظام لتطوير العمل بالإدارات المركزية للقضاء على ما تواجهه من صعاب لتأدية الأعمال المنوطة بها وإعداد تقارير ربع سنوية عن عمل تلك الإدارات للعرض على الرئيس المباشر للإحاطة بما يتم من أعمال.

وحتى يتسنى عمل ذلك يمكن:-

1- التنسيق بين الإدارات المركزية والمتابعة والإشراف المستمر والتوجيه الدائم لتحقيق أعلى معدل فى كفاءة الإدارة وسرعة الإنجاز مع الاستمرار فى عمليات المتابعة الدورية لما يمثله ذلك من رفع وتعظيم لدور القطاع فى الاستجابة لمطالب العاملين بالوزارة أو المتعاملين معها.

2- عقد اللقاءات الدورية مع الرؤساء المباشرين والنظر فيما يتم عرضه منهم بشأن إجراءات التطوير المستمر فى نظام العمل بإداراتهم العامة.

3- تطبيق قواعد الدراسة الموضوعية عن معدلات الأداء للعاملين بالإدارات المركزية وتطوير مهارات العاملين الإدارية بما يساعد على حسن أداء العمل وتعظيم نتائجه.

4- وضع أسلوب عمل موحد للإدارات المركزية بحيث يتم عرض كافة الأعمال التي يحتاج عرضها على السيد الأستاذ الدكتور الوزير فور تلقيها من الأشخاص والهيئات العامة أو المسئولين أو أعضاء مجلسي الشعب والشورى بعد فحصها وإعداد الرد المناسب عليها وذلك للعمل على راحة جماهير المتعاملين مع وزارة التعليم العالي سواء كانوا طلاب أو أعضاء هيئات تدريس وخلافه. 

المحور الرابع: تحديث قاعدة البيانات والمعلومات لتحقيق الآتي:

1- إعداد الدراسات والبحوث حول الموضوعات المرتبطة بالتعليم العالي والجامعي والتي يتطلب الأمر عرضها على السيد الأستاذ الدكتور الوزير أو استخدامها فى الدراسات المطلوبة لمجلس الوزراء ومجلسي الشعب والشورى أو فى أى جهة أخرى. 

2- القيام بعمل الدراسات المقارنة بالدول المختلفة والتي تتشابه معنا فى العديد من النظم التعليمية لكي نصل إلى نتائج محددة نستطيع من خلالها أن نعرف أين نقف من هذه الدول.

3- القيام بإعداد تقارير سنوية من خلال دراسة البيانات وتحليلها واستخلاص النتائج فى صورة دراسية يمكن الرجوع إليها عند طلب اتخاذ قرارات محددة لصالح العملية التعليمية.

4- فتح قنوات الاتصال بالعالم الخارجي من خلال الاشتراك فى شبكة الإنترنت لكى نكون على علم بما يدور حولنا فى العالم الخارجي فى مجال التعليم والمعلومات وإعادة تقييم لما هو قائم واحتياجاتنا المستقبلية. 

5- ويتطلب ذلك تحديث البيانات عن الطلاب بالجامعات وإعدادهم بالكليات والمعاهد المختلفة(ذكور/إناث) وكذلك تخصصات المبعوثين بالخارج موزعين على نوع الإيفاد (بعثة حكومية- مهمة علمية- إجازة دراسية – منحة من الخارج) والبلدان المتواجدين فيها.

 

المحور الخامس: حل مشكلات المتعاملين :

رغم وجود إدارة عامة لخدمة المواطنين بالإدارة المركزية لشئون مكتب الوزير، فإن الطلاب وأولياء الأمور غالباً ما يلجأون إلى الإدارة العامة للمكتب الفنى، ورغم أنه يتم دائماً التعامل بمنتهى الجدية مع التماساتهم وشكاواهم ولذلك يتم العمل على الاتى :-

Ø      توضيح الموقف الذى فيه الطالب أو ولى الأمر حتى يتفهم سبب اتخاذ قرار ما قد يراه متعسفاً أو خطأ لعــدم معرفتــه

Ø      بالخلفيات القانونية واللوائح التى أدت إلى اتخاذه، وهذا بلا شك يريح المتعامل من كثير من الجهود التى قد يبذلها ظناً منهأنه على حق، ويؤدى إلى تحسين صورة الوزارة عند المتعاملين معها، ويقلل من نسب تضررهم منها.

Ø      الاتصال بالمتعاملين الذين لهم التماسات أو شكاوى لمزيد من الاستفسار منهم عما يريدون، وفى حالة إمكان حل المشكلة بالاتصالات الودية مع الجهات المعنية، فإنه يفضل إجراء هذا الاتصال لتوفير جهد ووقت ومال المتعاملين.

المحور السادس: تحسين الخدمات مع المتعاملين:

Ø      تزويد الوحدات التى تتعامل مع الجمهور بالحسابات الآلية التى تمكنهم من سرعة الرد على الأسئلة والاستفسارات التى توجه إليهم. 

Ø      تزويد العاملين بالكتيبات والمطبوعات المشتملة على اللوائح المنظمة للعملية التعليمية لإطلاع أولياء الأمور والطلاب عليها حتى يكونوا على علم بموقفهم مما يخفف من حدة شكاواهم.

Ø      التعامل مع الجمهور بشكل فيه شيء من التعاطف مع الحالة لأن هذا يكسب الموظف ثقة المواطن ويجعله مؤهلاً للاقتناع بالرد الموجه إليه لثقته أن الموظف لا يخدعه ولا يريد أن يهمله، لأن الحالة التى هى واحدة من آلاف الحالات بالنسبة إلى الموظف قد تمثل فى الوقت نفسه مستقبل الطالب أو أحد أبناء ولى الأمر. 

المحور السابع: إيجاد حلول لشكاوى المتعاملين:

Ø     إنشاء مكاتب أمامية لمقابلة صاحب الخدمة وتوجيهه الوجهة السليمة.

Ø     مقابلة صاحب الخدمة والتعامل معه بصبر وحكمة لأن صاحب الخدمة كل ما يشغله هو إنهاء موضوعه.

Ø     الاتصال بالجهات المختصة بشكاوى المتعاملين ومتابعتها كل أسبوعين على الأكثر حتى يمكن الوصول إلى حل لموضوع المتعامل.

Ø     إعداد تقارير دورية تعرض على السلطة المختصة بالموضوعات ذات الصبغة التكرارية فى الشكوى واتخاذ ما يلزم بشأنها من حيث تعديل أنظمة العمل فيها لكى تتناسب مع المستجدات أو إعادة بحثها مع جهة الاختصاص بأسلوب علمى مبسط لإمكان حل المشاكل مع المتعاملين مع الجهة. 

المحور الثامن: تحسين الموارد:

تحسين الموارد للإدارات العامة التابعة للإدارتين المركزيتين التابعتين لقطاع مكتب الوزير بعقبة تشريعية تتمثل فى عدم وجود نص تشريعي يجيز لها إنشاء صناديق خاصة لتنمية مواردها، ومن هنا لا يمكن تحقيق هذا الاقتراح إلا بالعمل على ترشيد الإنفاق بقدر الإمكان وذلك عن طريق: 

Ø       ترشيد الاستخدام التليفوني، واستخدام الإضاءة والأجهزة الكهربية قدر الإمكان.

Ø       الترشيد فى استخدام الأدوات المكتبية مثل الأوراق وغيرها واستغلالها بشكل أمثل.

Ø       استغلال البيانات والإحصاءات الموجودة بكل من الإدارة المركزية لشئون مكتب الوزير، والإدارة المركزية للتخطيط والمتابعة وتكنولوجيا المعلومات بالشكل الذى يوفر الوقت والجهد والمال، وتسخير التقنيات الحديثة فى مجال الحاسب والمعلومات والاتصالات فى هذا الصد د.